Huishoudelijk reglement
BADMINTONVERENIGING SLOTERMEER AMSTERDAM
HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Hoofdstuk I - Leden
Artikel 1. Werkende leden zijn zij die een jaarlijks door de Algemene Ledenvergadering (kortweg A.L.V.) vast te stellen contributie betalen.
Senioren zijn zij die op 1 juli van het lopende verenigingsjaar 18 jaar of ouder zijn.
Junioren zijn zij die op 1 juli van het lopende verenigingsjaar nog geen 18 jaar oud zijn.
Ondersteunende leden zijn zij die door een jaarlijkse bijdrage of door een gift blijk geven van hun belangstelling in het werk van de vereniging. Het bestuur beslist over de toelating van ondersteunende leden.
Hoofdstuk II - Lidmaatschap
Artikel 2. De namen van kandidaat-leden worden door het bestuur ter kennis van de leden gebracht. Eventuele bezwaren tegen de toelating van een kandidaat-lid moeten binnen 14 dagen na de bekendmaking schriftelijk bij het secretariaat worden ingediend. De bezwaren moeten met redenen zijn omkleed.
Artikel 3. Indien een kandidaat-lid is afgewezen als werkend lid van de vereniging, kan deze eerst na één jaar wederom een verzoek indienen om als lid van de vereniging te worden toegelaten. In het geheel kan een dergelijk verzoek slechts tweemaal door een kandidaat-lid worden gedaan.
Artikel 4. Bedanken voor het lidmaatschap van de vereniging moet uiterlijk één maand voor het einde van het verenigingsjaar schriftelijk geschieden bij het secretariaat.
Artikel 5. Indien een lid bedankt voor het lidmaatschap van de vereniging, wordt hij of zij hierdoor niet ontheven van zijn of haar financiële verplichtingen tegenover de vereniging voor het lopende verenigingsjaar, tenzij het bestuur hierover anders beslist.
Artikel 6. Indien daartoe aanleiding bestaat, kan het bestuur een lid voor bepaalde tijd schorsen. Het bestuur is verplicht het betreffende lid per aangetekend schrijven op de hoogte te brengen van haar besluit tot schorsing, met omschrijving van de redenen die tot deze beslissing hebben geleid.
Artikel 7. Een geschorst lid verliest gedurende zijn of haar schorsingstijd alle rechten aan het lidmaatschap verbonden, behoudens het recht van beroep.
Artikel 8. Wanneer een geschorst lid een beroep wenst te doen op de arbitragecommissie (artikel 57), dient hij of zij daartoe binnen 14 dagen na ontvangst van het aangetekend schrijven omtrent de schorsing een schriftelijk verzoek in te dienen bij het secretariaat.
Artikel 9. Een geschorst lid behoudt zijn of haar verplichting tot betaling van de contributie gedurende de tijd dat de schorsing van kracht is.
Artikel 10. Royement kan plaatsvinden indien een lid:
- In strijd handelt met de statuten en/of het Huishoudelijk Reglement;
- Zich op ernstige wijze misdraagt of handelt in strijd met enig belang van de vereniging in de ruimste zin van het woord;
- Niet voldoet aan zijn of haar financiële verplichting tegenover de vereniging.
In al de bovengenoemde gevallen kan royement plaatsvinden op voordracht van het bestuur bij besluit van de ledenvergadering, waarvoor ten minste 2/3 van het aantal geldig uitgebrachte stemmen vereist is.
Artikel 11. Geroyeerde leden kunnen nimmer meer als lid van de vereniging toetreden, tenzij rehabilitatie door de ledenvergadering heeft plaatsgevonden.
Artikel 12. De leden wier lidmaatschap door royement is beëindigd kunnen nimmer aanspraak maken op restitutie van de door hen betaalde contributie.
Artikel 13. De namen van de leden wier lidmaatschap door royement is beëindigd, worden op een nader te bepalen wijze aan de overige leden van de vereniging ter kennis gebracht en, zo nodig, aan de Nederlandse Badminton Bond medegedeeld.
Hoofdstuk III - Rechten en verplichtingen
Artikel 14. Werkende leden hebben de plicht tot betaling van contributie zoals gesteld in artikel 64. De seniorleden verkrijgen daarmee het recht:
- Deel te nemen aan trainingsavonden en wedstrijden;
- Het bijwonen van ledenvergaderingen en bijeenkomsten;
- Stemrecht op ledenvergaderingen;
- Het indienen van voorstellen of amendementen op de in c. genoemde vergaderingen;
- Van beroep in geval van schorsing.
Artikel 15. Juniorleden hebben dezelfde rechten en verplichtingen als de seniorleden, tenzij de statuten en/of het Huishoudelijk Reglement anders bepalen
Artikel 16. Ereleden hebben geen financiële verplichtingen jegens de vereniging. Zij hebben alle rechten zoals vermeld in artikel 14.
Artikel 17. Leden van verdienste hebben geen financiële verplichtingen jegens de vereniging. Zij hebben de rechten zoals vermeld in artikel 14b t/m d. Indien zij deelnemen aan de training en/of wedstrijden, hebben zij dezelfde rechten en verplichtingen als werkende leden.
Artikel 18. Ondersteunende leden hebben het recht tot bijwonen van de ledenvergaderingen en bijeenkomsten. Zij hebben daarbij echter geen stemrecht.
Artikel 19. De leden moeten bij adresverandering daarvan binnen 14 dagen schriftelijke mededeling doen aan het secretariaat.
Artikel 20. Leden zijn verplicht beschadiging of verlies van eigendommen van de vereniging, voor zover het in hun vermogen ligt, te voorkomen. Indien beschadiging of verlies van eigendommen der vereniging of van de door haar in bruikleen genomen goederen aan de schuld van een lid te wijten is, is het bestuur bevoegd daarvoor het lid aansprakelijk te stellen en eventueel schadevergoeding te vorderen.
Hoofdstuk IV - Bestuur
Artikel 21. De voorzitter leidt de vergaderingen, heeft het recht discussies te sluiten indien hij van mening is dat de vergadering voldoende is ingelicht, doch is verplicht deze weer te openen indien de meerderheid der aanwezige stemgerechtigde leden dit wenst. Hij is de woordvoerder van het bestuur en heeft het recht alle stukken mede te ondertekenen. Hij houdt toezicht op de uitvoering van alle genomen besluiten en opdrachten aan het bestuur gegeven.
Artikel 22. De secretaris beheert de administratie van de vereniging en ondertekent uit naam van het bestuur alle uitgaande stukken. Hij zorgt voor het maken van de notulen van alle vergaderingen, welke na goedkeuring door de vergadering door hem en de voorzitter worden ondertekend. Hij houdt de ledenlijst bij en brengt namens het bestuur op de A.L.V. verslag uit over het afgelopen verenigingsjaar. Van de uitgaande brieven moet hij een kopie houden voor het archief.
Artikel 23. De penningmeester beheert de financiën van de vereniging. Hij doet de nodige uitgaven binnen het kader van de door de jaarlijkse A.L.V. goedgekeurde begroting.
Het is de penningmeester niet geoorloofd meer dan ƒ 500,— in contanten langer dan drie werkdagen onder zijn berusting te hebben. Alle overige gelden moeten bij het girokantoor van de gemeente Amsterdam of bij een bank worden gedeponeerd.
Van alle financiële mutaties dient hij een behoorlijke boekhouding te voeren.
Op de jaarlijkse A.L.V. brengt hij namens het bestuur financieel verslag uit over het afgelopen verenigingsjaar, waarin een staat van baten en lasten is opgenomen, zodanig gegroepeerd dat een duidelijk overzicht ontstaat, vergelijkbaar met de begroting van het afgelopen verenigingsjaar.
Hij dient tevens een door het bestuur goedgekeurde begroting in voor het komende verenigingsjaar met de daarbij behorende contributievoorstellen.
De penningmeester is verplicht ten alle tijde inlichtingen omtrent de kas en/of inzage van de boekhouding te geven indien het bestuur of de kascommissie (artikel 56) dit verlangt.
Artikel 24. De overige bestuursleden kunnen bij besluit van het bestuur de gehele of gedeeltelijke taak van een lid van het dagelijks bestuur overnemen en/of met een speciale taak worden belast.
Artikel 25. In het bestuur kan niet meer dan één lid uit één gezin zitting hebben.
Artikel 26. Indien in de loop van het verenigingsjaar een bestuurslid wenst af te treden, is hij of zij verplicht dit ten minste vier weken van tevoren schriftelijk mee te delen aan de secretaris.
Bij tussentijdse aftreding van de secretaris moet deze daarvan eveneens schriftelijk de voorzitter berichten.
Artikel 27. Bij tussentijdse aftreding van één der bestuursleden wordt diens taak voorlopig door één van de andere bestuursleden waargenomen. In zeer dringende gevallen kan tussentijds tot aan de A.L.V. door het bestuur een nieuw lid worden aangetrokken.
Artikel 28. Bij aftreden of schorsing van één der bestuursleden moet deze binnen 14 dagen alle in zijn bezit zijnde bescheiden van de vereniging aan het bestuur afdragen.
Bij aftreden of schorsing van de penningmeester is deze tevens verplicht de kascommissie in staat te stellen controle uit te oefenen op het door hem gevoerde beheer. Eerst na akkoordbevinding van de kascommissie en inlevering van alle onder zijn berusting zijnde eigendommen van de vereniging bij het bestuur, wordt hij van zijn verantwoordelijkheid ontheven.
Artikel 29. Een lid van het bestuur kan bij meerderheid van stemmen door de overige leden van het bestuur als bestuurslid worden geschorst. In dat geval is het bestuur verplicht binnen 4 weken een ledenvergadering te beleggen waarin beslist wordt over de schorsing, dat wil zeggen opheffing van de schorsing of ontzetting uit de bestuursfunctie.
Hoofdstuk V - Vergaderingen
Artikel 30. Vergaderingen van de vereniging worden onderscheiden in:
- Ledenvergaderingen;
- Bestuursvergaderingen;
- Commissievergaderingen.
Artikel 31. De Algemene Ledenvergadering wordt éénmaal per jaar gehouden, en wel binnen vier maanden na afloop van het verenigingsjaar. Buiten bovengenoemde A.L.V. kunnen nog andere ledenvergaderingen bijeen worden geroepen, te noemen Buitengewone Ledenvergaderingen. Zowel de ALV als BLV kunnen fysiek, hybride of volledig digitaal plaatshebben Deze kan worden gehouden:
- Indien het bestuur het nodig oordeelt of verplicht is zulks te houden (artikel 32);
- Op verzoek van ten minste 1/4 van de stemgerechtigde leden. Dit verzoek moet schriftelijk geschieden en met redenen zijn omkleed. In het onder b. genoemde geval is het bestuur verplicht binnen vier weken na het gedane verzoek door de leden de ledenvergadering bijeen te roepen. Bij het in gebreke blijven van het bestuur hebben de leden het recht zelf de vergadering bijeen te roepen.
Artikel 32. Op de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering wordt:
- Verslag uitgebracht door de secretaris;
- Verslag uitgebracht door de penningmeester;
- De begroting voor het volgende verenigingsjaar vastgesteld, benevens de daarbij behorende contributievoorstellen;
- In de bestuursvacatures voorzien;
- De kascommissie en eventuele andere commissies benoemd;
- Eventuele voorstellen behandeld.
Artikel 33. De uitnodigingen voor ledenvergaderingen moeten samen met de volledige agenda minstens 14 dagen van tevoren aan de leden worden toegezonden. In gevallen waarin het bestuur een spoedvergadering noodzakelijk acht, kan van deze termijn worden afgeweken.
Artikel 34. Leden die voorstellen willen indienen ter behandeling op de A.L.V. dienen deze voorstellen schriftelijk, van een toelichting voorzien, voor 1 juli van het kalenderjaar aan het secretariaat te zenden.
Artikel 35. Indien tijdens een ledenvergadering amendementen op voorstellen worden ingediend, kunnen deze aan een uitspraak van de aanwezige leden onderworpen worden. Het bestuur beslist in hoeverre het hier een amendement of een geheel nieuw voorstel betreft. Geheel nieuwe voorstellen, voor zover niet langs de officiële weg ter tafel gebracht (artikel 37), behoeven niet te worden behandeld, tenzij de meerderheid van het aantal stemgerechtigde leden anders bepaalt.
Artikel 36. Indien een lid een onderwerp aan de agenda wenst te zien toegevoegd, moet dit verzoek ten minste vier dagen voor het houden van de ledenvergadering schriftelijk ter kennis worden gebracht van het secretariaat. Het bestuur beslist over de toevoeging van het onderwerp aan de agenda. Eventuele wijziging van de agenda wordt staande de vergadering meegedeeld.
Artikel 37. Stemgerechtigde leden hebben het recht kandidaten voor te stellen voor de vacatures in het bestuur of in één der commissies. Deze kandidatuur dient vergezeld te gaan van de steun van ten minste tien stemgerechtigde leden en schriftelijk bekend te worden gemaakt bij het secretariaat ten minste één week voor het houden van de A.L.V. De voorgestelde kandidaat moet hierbij een schriftelijke bereidverklaring inzenden.
Artikel 38. Het bestuur heeft te allen tijde het recht om kandidaten te stellen, met uitzondering van de kandidaten voor de kascommissie (zie artikel 56). De kandidaat dient met de kandidatuur in te stemmen; indien de kandidaat niet op de vergadering aanwezig kan zijn, dient er een schriftelijke bereidverklaring op de vergadering aanwezig te zijn.
Artikel 39. Mocht ten gevolge van de uitgebreidheid der agenda een vervolgvergadering nodig zijn, dan kan deze binnen 14 dagen na afloop van de eerstgehouden vergadering plaatsvinden. Het bestuur kan hierbij volstaan met mededeling van datum en plaats aan de op de vergadering aanwezige leden uiterlijk 5 dagen voor de vervolgvergadering.
Artikel 40. Mocht op een ledenvergadering niet het vereiste quorum aanwezig zijn om rechtsgeldige besluiten te nemen, dan kan binnen het half uur na sluiten van de vergadering een nieuwe vergadering bijeen worden geroepen zonder de bepalingen in acht te nemen zoals gesteld in artikel 36. Besluiten door deze vergadering genomen zijn dan volledig rechtsgeldig, behoudens het besluit tot ontbinding van de vereniging (zie artikel 16 van de statuten).
Artikel 41. Een bestuursvergadering wordt, voor zover mogelijk, éénmaal per maand gehouden. Spoedvergaderingen kunnen worden gehouden op verlangen van:
- De voorzitter;
- Ten minste drie leden van het bestuur.
Artikel 42. Commissievergaderingen worden gehouden op verlangen van:
- De voorzitter van de commissie;
- Alle overige leden van de commissie;
- Het bestuur van de vereniging.
Het aantal vergaderingen is volledig afhankelijk van de doelstelling waarvoor de commissie is benoemd.
Hoofdstuk VI - Stemmingen en besluiten
Artikel 43. Op ledenvergaderingen, bestuursvergaderingen of commissievergaderingen worden alle besluiten genomen of benoemingen verricht bij meerderheid van stemmen van de ter vergadering aanwezige stemgerechtigde leden, tenzij de statuten en/of het Huishoudelijk Reglement anders voorschrijven.
Artikel 44. Wanneer door geen der aanwezigen op de vergadering een stemming wordt verlangd, kan bij acclamatie een voorstel of een amendement op een voorstel worden aangenomen of een persoon bij enkele kandidaatstelling in functie worden gekozen.
Artikel 45. Alle bestuursleden hebben het recht deel te nemen aan een stemming, echter met uitzondering van stemming over de benoeming van leden der kascommissie.
Artikel 46. De voorzitter regelt de wijze van stemmen met inachtneming van dit reglement en benoemt zo nodig een stembureau van drie leden ter controle van het aantal uitgebrachte stemmen bij een schriftelijke stemming. Stemmingen worden gedaan door opsteken van een hand bij fysieke vergaderingen. Hetzelfde geldt voor hybride of volledig digitale vergaderingen indien hand opsteken via video call te tellen is. Stemmingen zijn eveneens mogelijk middels daartoe toereikende digitale platformen, zonder video call. Denk daarbij aan polls, ALV website, etc
Artikel 47. Bij een schriftelijke stemming zijn ongeldig:
- Blanco stembriefjes;
- Onduidelijk ingevulde stembriefjes;
- Ondertekende stembriefjes;
- Stembriefjes met onnodige toevoegingen.
Al deze ongeldige stembriefjes worden op geen enkele wijze betrokken bij de uitslag van de stemming. Zij worden geacht niet te zijn uitgebracht.
Artikel 48. Over ingediende voorstellen wordt in volgorde van indiening afzonderlijk gestemd, tenzij een voorstel van verdergaande strekking is dan een eerder ingediend voorstel. De beoordeling hiervan ligt bij het bestuur. De vergadering kan evenwel hieromtrent anders beslissen.
Artikel 49. Indien op een voorstel amendementen worden ingediend, komen deze voor het voorstel in stemming en wel naar volgorde van indiening, tenzij een amendement van verdergaande strekking is dan een eerder ingediend voorstel. De beoordeling hiervan ligt bij het bestuur. De vergadering kan evenwel hieromtrent anders beslissen.
Artikel 50. Een voorstel van orde moet onmiddellijk in behandeling worden genomen.
Artikel 51. Voor het nemen van rechtsgeldige besluiten op een ledenvergadering dienen er ten minste 1/4 van het aantal stemgerechtigde leden aanwezig te zijn. Is dit quorum niet haalbaar, dan zijn de te nemen besluiten rechtsgeldig wanneer de procedure is gevolgd zoals gesteld in artikel 43.
Artikel 52. Geldige besluiten in bestuursvergaderingen kunnen slechts worden genomen bij aanwezigheid van ten minste 2/3 van het aantal bestuursleden.
Besluiten door het bestuur genomen zijn bindend voor alle leden van de vereniging, voor zover zij niet in strijd zijn met de statuten en/of het H.H.R.
Hoofdstuk VII - Commissies
Artikel 53. De kascommissie wordt telkenjare door de A.L.V. benoemd. Zij bestaat uit twee leden en twee plaatsvervangende leden, allen meerderjarig. De commissieleden worden benoemd voor de tijd van twee jaar.
De commissie heeft tot taak het beheer en de verantwoording van de financiën te controleren. Van iedere controle dient zij een rapport in bij de secretaris en bespreekt eventuele op- en/of aanmerkingen met het bestuur.
Het rapport over de laatste controle dient minstens 14 dagen voor de A.L.V. in het bezit te zijn van de secretaris teneinde op de vergadering ter kennis te worden gebracht van de aanwezige leden. In de kascommissie kunnen geen bestuursleden of familieleden van bestuursleden zitting hebben.
Artikel 54. Een arbitragecommissie bestaat uit drie meerderjarige leden en treedt op in die gevallen van schorsing waarbij het geschorste lid gebruik wil maken van het recht van beroep (artikel 8). Beide partijen kiezen elk een lid, en deze twee leden kiezen samen het derde lid. De commissie hoort beide partijen en dient dan binnen vier weken uitspraak te doen en haar besluit kenbaar te maken aan het bestuur en het betreffende lid. Het besluit is bindend voor beide partijen. De arbitragecommissie treedt slechts in haar samenstelling eenmalig op.
Artikel 55. Daar waar het bestuur het nodig oordeelt, kunnen technische leiders en/of commissies worden benoemd om het bestuur in de uitvoering van haar taak bij te staan.
Artikel 56. Benoeming en ontslag van de technische leiders en/of commissies geschiedt door het bestuur. De technische leiders en/of commissies zijn ten alle tijde verantwoording schuldig aan het bestuur.
Artikel 57. De wedstrijdcommissie regelt o.a. de baanindeling, de samenstelling van wedstrijdteams en wijst baan- en teamcaptains aan.
Artikel 58. De jeugdcommissie bestaat uit ten minste drie stemgerechtigde leden. Zij heeft tot taak leiding te geven aan de junioren, voor zover zij niet bij de senioren zijn ingedeeld, en regelt o.a. de baanindeling, de samenstelling van de jeugdteams en de organisatie van wedstrijden. Bij de keuze van trainers heeft deze commissie een adviserende taak bij het bestuur.
Artikel 59. Teneinde een goede gang van zaken te verkrijgen in de sporthal, zijn er op de trainingsavonden halleiders aanwezig.
Artikel 60. De halleider zorgt voor de shuttles en voor de baanindeling in geval van tijdelijk noodzakelijke wijzigingen. Teneinde een goede gang van zaken te verkrijgen op de banen is er op elke baan een baancaptain die ervoor zorgt dat een zo eerlijk mogelijke verdeling van de beschikbare speeltijd wordt verkregen.
Hoofdstuk VIII - Financiële middelen
Artikel 61. Elk lid dat is toegetreden tot de vereniging is contributie verschuldigd. Deze contributie wordt telkenmale door de A.L.V. vastgesteld op voordracht van het bestuur.
Artikel 62. Werkende leden die met hun financiële verplichting tegenover de vereniging meer dan twee kwartaalbetalingen in gebreke zijn gebleven, kunnen na twee maal door de penningmeester tot betaling te zijn aangemaand, worden geschorst met inachtneming van artikel 6. Is binnen 14 dagen na bericht van schorsing nog geen betaling geschied, dan kan het bestuur krachtens artikel 10 het betreffende lid op de eerstvolgende A.L.V. ter royement voordragen.
Artikel 63. Bij toetreding als werkend lid van de vereniging is een inschrijfgeld verschuldigd dat jaarlijks op de A.L.V. wordt vastgesteld.
Buiten de contributie voor de vereniging is men nog een eenmalige betaling per jaar verschuldigd van de bondscontributie. Dit bedrag wordt vastgesteld door de A.L.V. van de Nederlandse Badminton Bond.
Hoofdstuk IX - Overig
Artikel 64. Voor zover mogelijk geeft de vereniging eenmaal per maand een verenigingsorgaan uit waarin o.a. mededelingen aangaande de vereniging worden gedaan. Het bestuur benoemt de redactie en heeft de uiteindelijke verantwoording voor de inhoud van het orgaan.
Artikel 65. Wijzigingen in dit Huishoudelijk Reglement kunnen slechts worden aangebracht bij besluit van de ledenvergadering, waartoe ten minste 2/3 van het aantal geldig uitgebrachte stemmen vereist is. Voorstellen tot wijziging van het H.H.R. moeten ten minste 4 weken voor de te houden ledenvergadering aan de leden ter kennis worden gebracht.
Artikel 66. De jaarlijkse A.L.V. kan bij goedkeuring door minstens 3/4 van het aantal geldig uitgebrachte stemmen dispensatie verlenen van de bepalingen van dit H.H.R.
Artikel 67. In die gevallen waarin dit Huishoudelijk Reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Indien over de strekking van enig artikel in dit reglement twijfel mocht rijzen, geldt de interpretatie van het bestuur.
Artikel 68. Dit Huishoudelijk Reglement treedt onmiddellijk in werking na goedkeuring door de ledenvergadering, d.d. 2 juli 1969.